GESTÃO DE PROJETOS – Ferramentas

Boa noite pessoas!

O tema do momento (pelo menos em meu cotidiano) é Gestão de Projetos. Segue um resumo de algumas ferramentas que podem ser aplicadas em sua empresa (ou vida pessoal) para facilitar a organização.

Prometo nos próximos posts discorrer com mais profundidade nos tópicos mas fica a chamada.

1. OPINIÃO ESPECIALIZADA

Definição: Garante a participação de técnicos da área na condução do projeto, a função holística do gerente de projetos neste caso está mais centrada na coordenação e controle do projeto do que nas especificações técnicas fundamentais para tal realização.
Vantagens: Faz com que gestores de projetos não necessariamente possuam todo o conhecimento da área a ser atingida mas tenham as ferramentas (especialistas) necessárias para garantir a qualidade e segurança do produto do projeto.

2. ÁRVORE DE DECISÕES

Definição: A forma gráfica representa a reunião de condições necessárias para a realização de uma atividade. De forma sistêmica colabora com uma tomada de decisão mais racional
Define o conjunto de ações a ser tomado, a partir de um conjunto de condições.
Vantagens: Padroniza a priorização das atividades, justifica claramente a realização das tarefas e colabora com a agilidade na tomada de futuras decisões com o registro das então praticadas.

3. RESERVAS

Definição: possuir flexibilidade calculada quanto aos custos e tempo de realização do projeto para garantir sua continuidade dentro de um ambiente propício a ameaças e oportunidades.
No quesito custos há dois tipos de reserva:
Contingência: reserva financeira para riscos conhecidos (matriz de probabilidade e impacto) .
Gerencial: reserva para riscos desconhecidos (percentual do projeto de acordo com a percepção da empresa).
Quanto maior o gerenciamento de riscos, mais precisa é a reserva CONTINGENCIAL e menor será a reserva GERENCIAL.
Vantagens: dá segurança aos stakeholders.

4. NIVELAMENTO

Definição: Utilizar os recursos disponíveis de forma inteligente. Captar as potencialidades e reduzir o impacto das fraquezas remanejando o trabalho.
Vantagens: Diminui o desgaste da equipe de trabalho (quando da alocação de força pessoal de trabalho), potencializa o resultado do projeto, motiva a equipe.

5. LEI DE PARETO

Definição: Identifica os pontos fracos do projeto/organização e procura repará-los.
Maioria dos problemas tem origem na minoria das causas.
Consideração: A falta de noção de prioridade é o maio causador de stress e diminuição de produtividade nas empresas, com a elaboração de uma matriz de priorização é possível otimizar as ações e o uso do tempo de forma racional e inteligente.
Vantagens: Aumenta a qualidade e pontualidade das atividades e organiza a equipe de forma sinérgica.

O quadro abaixo exemplifica um modo de organização de prioridades, com a evolução do seu gerenciamento as tarefas tendem a concentrar-se com mais ênfase no segundo quadrante: